Proyectos de capitalización de empresas

El proceso de capitalización de cualquier empresa difiere enormemente dependiendo de si se trata de una capitalización de socios conocidos o socios no conocidos.

Cuando se quiere acceder a recursos de capital de personas no conocidas, esto se puede sólo lograr mediante 2 caminos: i).- Mediante una Colocación Privada, ó ii).- A través de una Colocación Pública.

Estoy seguro que cualquiera de nosotros nos hemos visto involucrados en muchos procesos de creación de negocios y de capitalización de negocios, sin embargo lo importante aquí es preguntarnos: he participado en alguno que no fuera de personas conocidas?, la respuesta seguramente será “no” o si no es así entonces debemos recordar que aquel proceso en el que participamos de personas no conocidas fue un proceso muy estructurado.

COLOCACIONES

Que es una colocación?, es un proceso mediante el cual se realiza la colocación pública o privada del capital y/o de la deuda de alguna empresa.

QUIEN HACE LAS COLOCACIONES

Las colocaciones son hechas por profesionales que se dedican a ese tipo de actividad, en Estados unidos, a quienes se dedican a esta actividad se les conoce como Banqueros de Inversión, las empresas o instituciones especializadas en esta actividad son Bancos de Inversión, esta actividad también es realizada por los Bancos Comerciales, quienes también pueden hacer “Banca de Inversión”.

En México las instituciones que se dedican a llevar a cabo este tipo de colocaciones, son las Casas de Bolsa, pudiendo también realizarse a través de Bancos Comerciales, pero es muy importante tomar en cuenta lo siguiente: No cualquier Banco Comercial cuenta con la infraestructura técnica necesaria para llevar a cabo un proceso de esta naturaleza, por lo general sólo los bancos más estructurados y las Casas de Bolsa pueden realizarlas. Por varias razones una de ellas las grandes lagunas legales que han existido en México durante muchos años, resultado de copiar modelos de operación de otros países pero no así su legislación -al menos no en todo- en México han surgido desde hace muchos años, despachos de Banca de Inversión formados por profesionales que se han formado en las corporaciones que cuentan con la tecnología, infraestructura y “know how”, de como realizar una colocación privada, siendo esa la razón de la existencia de Capital Worth, S.A. de C.V., como despacho “Boutique” enfocado a la atención de pequeñas y medianas empresas con necesidades muy particulares de financiamiento a través de colocaciones privadas y/o públicas.

COMO ES EL PROCESO DE UNA COLOCACION?

Las colocaciones son de dos tipos: Primarias cuando los recursos a obtener por la colocación van directamente a formar parte de los recursos de la empresa, para que ésta los aplique a un plan de destino de los recursos. Secundarias cuando los recursos no entran a la empresa y van a parar a los bolsillos de quienes venden los títulos respectivos, ya sean acciones o títulos representativos de deuda. Puede haber una colocación conocida como Mixta, en donde se hace una combinación de los dos tipos mencionados. Como comentamos anteriormente la colocación es un proceso bien diseñado que garantiza una secuencia de actividades orientadas a lograr el objetivo final que es obtener los recursos de capital o de deuda para un negocio determinado. Cualquier colocación y de manera muy especial cuando se trata de una colocación privada, debe partir de una valuación de las acciones de la empresa que pretende colocar, para determinar un valor económico de ésta. Existen 4 tipos de valores que una acción puede tener: El primero de ellos es el valor nominal, que es el valor que tiene la acción cuando es emitida; el valor contable, como segunda opción de valor, representa el valor que tiene la acción una vez transcurrido un determinado período de operación, e incluye en dicho valor los resultados obtenidos por la empresa reflejado entre el total de capital en circulación; el valor de mercado que es el valor que mediante el precio, le asigna el mercado de valores, establecido por la libre oferta y demanda de títulos, y; el valor económico que es el valor que se determina de la acción mediante la aplicación de uno o varios métodos de valuación. En una colocación privada este valor cobra especial relevancia dado que es un valor tendiente a determinar un precio base para una transacción de compra venta de los títulos o de suscripción de los mismos. La segunda parte del proceso, el cual corre casi en forma paralela a la valuación, es el desarrollo de la estrategia de la colocación. Que es la estrategia de colocación?, es aquella que se desarrolla en función de la identificación de las fortalezas y debilidades de la compañía y sirve entre otras cosas para ir perfilando preliminarmente al inversionista idóneo para la empresa. Otra fase importante a desarrollar es el proceso de Due Diligence (investigación) o atención a los candidatos a invertir en la empresa, proceso mediante el cual éstos, los candidatos, realizan una revisión minuciosa sobre la legitimidad, de los títulos a adquirir y la legitimidad de las transacciones que la empresa tiene o dice tener celebradas, esta revisión tiene un enfoque altamente jurídico y es necesario prestarle a la empresa en cuestión, el servicio que se conoce como Due Diligence Assistance, servicio que prestan los grandes despachos de consultoría y firmas de Abogados y Contadores. Un trabajo my importante a realizar en una empresa que se va a colocar es el prospecto de colocación, desarrollado por el agente colocador en conjunto con la propia empresa, este es el documento informativo que “Vende” pero también informa de manera clara, explícita y verídica sobre la situación real de la empresa en varios aspectos, tales como contable, financiero, legal, laboral, etc. pudiendo tener este documento trascendencia jurídica incluso al ser un medio formal de comunicación de la empresa y el agente en conjunto, con consecuencias legales para ambos. De la estrategia de la colocación se definen una serie de actividades que van a depender del rumbo de la estrategia, por ejemplo si va a ser una colocación mixta, o si va a ser simultánea (colocación de capital y deuda al mismo tiempo) -en algunos casos simultánea también se refiere a que va a llevarse a cabo en dos localidades diferentes al mismo tiempo, por lo general dos mercados-, también si se llevará a cabo mediante invitación a la suscripción o mediante invitación a subasta, es muy importante cuidar los aspectos de que si es privada no deberá publicitarse nada de la colocación. Hay casos en los que la prima resultante por la suscripción de las acciones puede causar efectos adversos a la sociedad emisora de tipo fiscal, por lo cual se puede planear la constitución de una sociedad nueva y luego una fusión con la existente manejando en el factor de intercambio la dilución del capital sin generar una prima, pero con las consecuentes afectaciones al costo fiscal de las acciones. En los casos en que existen dentro de la estrategia alguna reorganización corporativa como fusiones y/o escisiones, es importante considerar los plazos legales para que surtan plenos efectos estas transformaciones antes de poder vender los derechos a través de la suscripción de acciones nuevas. Existe legislación al respecto que hay que observar.

Que tipo de contrato se firma con un agente?, comisión mercantil con representación o si representación?, que tipo de contrato es conveniente hacer antes de la venta de unas acciones o de la suscripción de las mismas, es un contrato o convenio preparatorio?, lleva cláusula de evicción o no ? cual si lleva y cual no lleva ?, como se maneja el aspecto de la confidencialidad ? quien es el dueño de la información?, como se controlan los candidatos seleccionados para adquirir las acciones, como se lleva el registro ? Cuando se emiten las acciones, estas llevan cupones ? quien imprime los títulos ?, Puede haber distintas series de acciones, que deben llevar los títulos ? Como se hace un prospecto ? Que debo mostrar y que no ?, como se invita a una suscripción, cuales son los derechos corporativos ?, como se ajustan los precios de las acciones por el corte de cupón ? Como se que son válidos los títulos de una empresa ?.

Esta y muchas dudas más te pueden surgir en un proceso de capitalización.

Llámanos, nosotros aclararemos tus dudas.

¿Fusión para fortalecer estructura de capital?

Una fusión entre dos o más entidades es una operación que por lo general es vista como ideal para lograr robustecer la estructura de capital de una empresa, desgraciadamente esto no necesariamente es cierto. Recientemente escuche a un empresario comentar que un tercero (empresa) estaba interesado en adquirir una participación de su negocio, la razón que le explicó a mi conocido fue que, de esa forma podrían consolidar los estados financieros para presentar mejores números, para luego -en un futuro- fusionar a ambas empresas para poder acceder al financiamiento bursátil. Debo aclarar que en ninguno de los dos casos consolidando o fusionando se lograría tener mejores cifras financieras, debido a la naturaleza de la relación entre ambas empresas. Veamos un poco sobre las fusiones.

1.- FUSION HORIZONTAL.- Este tipo de operación se da cuando dos compañías que no tienen relación accionaria alguna deciden fusionarse, en primer lugar hay que señalar que para que esto se de, es necesario que en ambas empresas se celebre asamblea general extraordinaria, que es el tipo de asamblea en la cual se puede tratar el tema de fusión con otra sociedad por lo que con apego al artículo número 182 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, deberá aprobarse dicha operación en asamblea extraordinaria de ambas sociedades. Es usual que para realizar un acuerdo de fusión, esté deberá hacerse por escrito recomendando tener antes un contrato preparatorio. En el acuerdo de fusión se establecerá como quedarán las empresas una vez fusionadas y cual de ellas será la fusionante o subsistente y cual de ellas será la fusionada y en consecuencia desaparecerá, puede darse el caso de que ambas desaparezcan y surja una nueva como resultado la cual será la subsistente. En este tipo de fusión los capitales se suman y las acciones se canjean mediante un factor de intercambio determinado ex profeso para cada una de las empresas, entregando a cada uno de los accionistas determinado número de acciones de la empresa subsistente a cambio de determinado número de acciones de la empresa “A” y el mismo caso aplica para los accionistas de la empresa “B” con la diferencia de que el factor de intercambio es distinto que el de la empresa “A”.

2.- FUSION VERTICAL.- Este esquema de fusión se aplica cuando las empresas a fusionar tienen participación accionaria entre ellas, es decir una es dueña de la otra total o parcialmente. La fusión Vertical se puede aplicar en dos modalidades: Vertical ascendente cuando la empresa fusionante es la accionista de la otra, quedando ésta como subsistente y desapareciendo la “empresa hija”; la fusión vertical descendente se da en cambio cuando la empresa fusionante es la empresa cuyas acciones pertenecen a la empresa fusionada. En estos dos casos, es decir cuando existe una participación accionaria entre las empresas a fusionar, la parte del capital detentado por una de las empresas en la otra, desaparecerá haciéndose una reducción al capital social.

Como se puede ver, en una fusión no necesariamente se fortalece el capital, todo depende del tipo de fusión de que se trate. Por otra parte como estrategia para acceder al mercado accionario, tampoco funciona en este caso, ya que con está sola operación no garantiza calificar para dicho propósito.

Macros de Excel XLM o versión 4.0

Las macros son comandos o instrucciones que se ejecutan secuencialmente y fueron implementadas por los desarrolladores de Excel para poder realizar pruebas mientras avanzaban en su desarrollo, a partir de la versión 3 se introducen como una herramienta para el usuario, quien podía explotar las grandes capacidades de éstas en su beneficio al poder realizar tareas complejas o rutinarias con la ejecución de una o varias macros diseñadas ex profeso. Con la versión 4.0 las macros dan un salto radical dejando de ser sólo una secuencia de ejecución de teclas para ofrecer verdadero poder con sus funciones de comando. A partir de la versión 5.0 las macros se ejecutan basándose en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones, impulsado por Microsoft, con el argumento de su facilidad de uso debido a su interface gráfica, no obstante las macros de XLM subsisten hasta la fecha y difícilmente desaparecerán del escenario pues de alguna forma éstas, están inter construidas en el propio código de programación del Excel.

Pero que es y que puede hacer una macro?, como ya dijimos una macro es una serie de instrucciones que se ejecutan secuencialmente y que incluso pueden tomar decisiones en función del entorno cambiante que encuentren en un archivo, es decir podemos hacerlas inteligentes. A continuación describimos un poco las cosas que es posible lograr con macros.

1.- VENTANAS PERSONALIZADAS DE DIALOGO.

Una característica muy importante de las macros es que permite el desarrollar ventanas de diálogo personalizadas que facilitan la introducción de información dentro de una archivo, mediante la captura de datos. Las ventanas desarrolladas con macros, pueden ser dinámicas, es decir se pueden ir auto modificando como resultado de las opciones seleccionadas por el capturista, de las presentadas en la propia ventana, lo que permite hacer una captura guiada en función de alternativas, permitiendo al usuario tener una mejor experiencia de interacción con el programa.

2.- BUSQUEDA Y MANIPULACION DE DATOS.

La búsqueda, clasificación, modificación, cálculo y toma de decisiones, es una gran capacidad que permite a cualquier entusiasta desarrollar sus propias soluciones que cumplan con sus expectativas, es como tener un LEGO para armar soluciones que resuelvan problemas empresariales. Con las macros se puede navegar dentro de cualquier archivo de excel e ir a buscar, encontrar, modificar, copiar o mover cualquier información que determinemos previamente o que la propia macro determine en función de las características propias de la misma información. Escribir las instrucciones dentro de las macros resulta incluso divertido, pues podremos ver con cada avance de nuestro desarrollo como la macro obedece a las condiciones cambiantes para lo cual previmos su programación. Con una macro podemos realizar tediosas rutinas en cuestión de segundos, por lo que son muy útiles al manipular archivos grandes extraídos de otras aplicaciones como CONTPAC, o bases de datos como SQL, etc.

3.- DESARROLLO DE ESCENARIOS EMPRESARIALES.

Con macros podemos explorar los escenarios diversos que una empresa puede enfrentar, sin haber tenido que gastar un solo peso, pues toda la operación puede ser simulada dentro de un modelo desarrollado por el propio usuario, el cual permitirá al empresario aprender de los resultados obtenidos en el modelo, consecuencia de la toma de decisiones hecha por el empresario antes de aplicarla a la realidad de la empresa. Los modelos empresariales es la manera moderna de hacer negocios, pues en ellos se reproducen de manera fiel los resultados a obtener por las acciones tomadas en una empresa aún antes de arrancar con la operación. Los planes de negocios ahora pueden estar mejor sustentados al haber sido diseñados basándonos en estos modelos, con ellos se puede desarrollar verdadera inteligencia de negocios.

4.- MACROS AUTOMATICAS.

Hay macros que pueden ser ejecutadas en forma automática, ante la realización de algún evento o circunstancia como por ejemplo, al llegar a determinada fecha u hora, o al seleccionar por parte del usuario determinado archivo ó al abrir y/ o cerrar cierto documento, etc. o al cumplirse prácticamente cualquier condición que hayamos establecido dentro de la macro, por eso las macros son tan poderosas, lo que les permite poder ser utilizadas incluso para desarrollar una aplicación por completo que utiliza la maquinaria del propio programa Excel, para poder funcionar con gran potencia y pudiendo generar archivos de información muy pequeños que pueden ser respaldados incluso en un diskette. La macros tienen la capacidad incluso de poder guardar los datos de una hoja de cálculo dentro de un archivo de texto ocupando un espacio muy pequeño y al abrirse el archivo que contiene la macro pude abrir el archivo de texto, cargar la información dentro de la hoja de cálculo, darle determinado formato y presentarla como si siempre hubiera sido una hoja de cálculo, esto es sólo un truco de los muchos que se pueden hacer cuando se dominan las macros.

5.- COMO APRENDER A ESCRIBIR MACROS ?

No se necesita ser un experto en excel para escribir macros, de hecho con las macros se va aprendiendo muchos de los secretos de Excel, sin embargo si es recomendable tener algo más que los conocimientos básicos del programa. Todos o casi todos los comandos de XLM (Lenguaje en el que se escriben las macros de Excel versión 4.0), están contenidas en los propios menús de la aplicación. La sintaxis es muy sencilla, es recomendable tener algunos conocimientos básicos del programa llamado “Basic”, algunos conocimientos básicos de lógica, de matemáticas elementales y tal vez algo de álgebra, tener a la mano el manual de referencia de funciones de Excel 4.0 -el cual se puede encontrar en Internet- y contar con un mentor, alguien que nos enseñe al menos las cosas básicas de las macros XLM.

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¿Requieres capital para tu empresa?, no cometas estos errores

Primero Error, no valuar la empresa.
Es práctica común de las empresas mexicanas no acudir a un experto cuando requieren hacer un aumento de capital para la empresa. Los socios y directivos de las empresas lo ven muy fácil y dicen “por qué voy a pagar honorarios por algo que es tan sencillo”, “Yo lo puedo hacer”. Curiosamente lo primero que hacen es lo que no deben, deciden no valuar la empresa por ahorrarse unos pesos.

La valuación de una empresa es importante por toda la información que nos proporciona, la primera parte de una valuación consiste en hacer una revisión a la parte legal corporativa, la cual casi siempre termina con un proceso de regularización, dado que a diferencia de lo que normalmente dice todo mundo “Está todo en orden”, la realidad es bien distinta cuando se revisa detalladamente. SI lo que se va a valuar es precisamente los títulos representativos del capital social de la empresa (Las acciones), luego entonces es menester verificar tanto la existencia física de los títulos como la validez jurídica de los mismos. Los libros, el registro de las acciones, el control de los dividendos, los cupones, los saldos de la CUFIN, la CUCA, todo esto hay que revisar. Después hay que seguir con la revisión del Gobierno Corporativo y valuar el grado de apego a las Sanas Prácticas Corporativas. Se revisa financieramente a la empresa, su estructura de capital, su capacidad de endeudamiento, grado de apalancamiento, rentabilidad de la operación. Se analiza todo aquello que permita al valuador una comprensión profunda de la naturaleza de la operación de la empresa, a fin de poder desarrollar un modelo que represente adecuadamente a la operación de la empresa. Con todos estos antecedentes se determina el mejor modelo de valuación para la empresa a fin de determinar un valor justo que sirva de base para una posible transacción de compra venta de la empresa o para un aumento de capital.

Segundo error, emitir acciones sin determinar los derechos corporativos.
Una vez que la asamblea aprueba la emisión de las acciones nuevas, debe definirse en la propia asamblea el tipo de acciones a emitir, las hay de voto limitado, de beneficio económico, de socio industrial, de socio fundador, preferentes, comunes, etc., ahí mismo debe establecerse que valor nominal tendrán las acciones y si tienen o no la expresión del valor nominal, a que parte del capital pertenece, a la parte fija o a la variable o a ambas y en que proporciones y número de acciones, también si se mantendrán en tesorería, la forma de suscripción, si son socios nuevos, deberá hacerse la renuncia al derecho de preferencia establecido en la Ley, etc. todo esto en la misma asamblea. Por supuesto esto deberá tratarse en una asamblea extraordinaria. Todo esto que se menciona, resulta curioso pero por lo general no se hace, no se sabe y quien acaba haciendo esto es el notario o corredor público quien protocolizó la asamblea y a final de cuentas lo viene manejando prácticamente a su antojo, por que ?, porque nunca hubo una planeación, por que no se planeó ?, porque nunca hubo una valuación que nos diera los elementos necesarios para determinar todas estas cosas.

Tercer error, no manejar una prima.
La prima en venta de acciones es una cantidad que se maneja como sobre precio al valor nominal de las acciones para determinar un precio de venta o de suscripción. Como se determina la prima ?, valuando las acciones en circulación y estableciendo una comparación de valor en pesos actuales, proporcional al valor total de la empresa comparado contra el importe a suscribir, determinando de esta manera el porcentaje del capital social a suscribir, así por ejemplo la suscripción de un capital nuevo de 15 millones de pesos emitido por una empresa cuyo valor económico es de 85 millones de pesos, sumarán en total 100 millones de pesos una vez suscrito el capital, por lo que el capital nuevo representa entonces el 15% del capital social total suscrito y pagado, si la empresa tiene un capital social 35 millones de pesos y un capital contable de 50 millones, quiere decir entonces que 35 millones serán el 85% de 41,176,470.59, es decir el aumento del capital social será de 6,176,470.59 mientras que el valor de suscripción será de 15 millones, luego entonces la prima será de 8,823,529.41.

Algunos otros aspectos a considerar es el efecto fiscal que tendrá la prima dentro de la estructura financiera de la empresa, por lo que es necesario desarrollar una estrategia para minimizar, reducir o eliminar el efecto en los resultados de la compañía, otros aspectos también importantes es el manejo de cifras no cerradas que complican la determinación exacta del número de acciones, por lo que muchas veces es necesario manejar dentro de las asambleas un split de las acciones y luego un split inverso para acomodar los números de títulos y los valores nominales de la manera más conveniente para el caso. Y el capital contable para que sirve ?, también tiene su aplicación. Bueno con esto se darán una idea de que aquello que parece fácil, tiene sus complicaciones y muchas veces los errores que hay que pagar por no hacer las cosas adecuadamente son mucho mayores que el costo que representa contratar a un experto en la materia. Pero no se equivoquen en épocas de crisis todos dicen ser expertos, cuidado escoge bien a tu asesor.

11 opciones de financiamiento para tu empresa

Usualmente existe la tendencia de identificar al financiamiento con el crédito, y… bueno una cosa si es cierto “Todo crédito es financiamiento” pero… “No todo financiamiento es crédito”.

Una empresa tiene bienes y/o derechos por un lado y compromisos u obligaciones por el otro, todo lo que una empresa posee proviene del patrimonio de los accionistas o bien de deudas contraídas con terceros. Esto es reflejado de manera precisa dentro del Balance General, el cual plasma en sus números la realidad de la empresa, que tiene y que debe, la diferencia entre lo que tiene y debe es el patrimonio de los accionistas, el cual en teoría debe crecer continuamente con la operación de la compañía.

Basados en el Balance General de cualquier empresa podremos identificar tres secciones: Activo, Pasivo y Capital. Estas tres secciones o áreas representan también tres posibilidades de financiamiento. Usualmente cuando las personas hablan de financiamiento dicen cosas como: “voy a conseguir un financiamiento para comprar materias primas”, “me van a dar un financiamiento para comprar un camión”, “estoy tramitando un financiamiento para el proyecto que te platiqué”, etc., cuando en realidad se están refiriendo a un crédito.

Recordemos la regla que se utiliza para determinar el origen y aplicación de recursos en donde, a todo aumento del activo corresponde un aumento en el pasivo o en el capital ó una disminución del propio activo, esto nos dice como se comportan el lado izquierdo del balance y el lado derecho del mismo.

Los orígenes de efectivo se dan por: Aumentos de Pasivo y/o Capital ó disminuciones de Activo.

Las aplicaciones de efectivo se dan por: Aumentos de Activo ó disminuciones de Pasivo y/o Capital.

Analicemos los instrumentos de financiamiento existentes y como intervienen en cada renglón del Balance General de una empresa.

FINANCIAMIENTO DESDE EL ACTIVO CIRCULANTE

INSTRUMENTO: FACTORAJE
DESCRIPCION: Des inversión temporal o definitiva de cuentas por cobrar, mediante la cesión de los derechos de cobro de las cuentas de clientes.

INSTRUMENTO: CPO
DESCRIPCION: Des inversión temporal o definitiva de cuentas por cobrar, mediante la afectación en fideicomiso de los derechos de cobro de las cuentas de clientes, emisión de Certificados de Participación Ordinarios y colocación pública de los mismos.

INSTRUMENTO: BONO DE PRENDA
DESCRIPCION: Pignoración de Inventarios y establecimiento del bono de prenda para garantizar un crédito.

FINANCIAMIENTO DESDE EL ACTIVO FIJO

INSTRUMENTO: SALE & LEASE BACK
DESCRIPCION: Des Inversión temporal de activos fijos, mediante la venta del activo a una Arrendadora y la contratación de un Arrendamiento Financiero sobre el mismo activo.

INSTRUMENTO: ARRENDAMIENTO PURO
DESCRIPCION: Financiamiento fuera de balance que permite hacer uso de los bienes para producir, sin necesidad de tener la posesión de dichos bienes.

INSTRUMENTO: CPI
DESCRIPCIÓN: Afectación en fideicomiso de bienes inmuebles y emisión de Certificados de Participación Inmobiliarios y colocación pública de los mismos.

FINANCIAMIENTO DESDE EL PASIVO A CORTO PLAZO

INSTRUMENTO: CREDITOS TRADICIONALES
DESCRIPCIÓN: Contratación de créditos en cuenta corriente o de destino para hacer frente a necesidades de capital de trabajo.

INSTRUMENTO: CERTIFICADO BURSATIL DE CORTO PLAZO
DESCRIPCIÓN: Instrumento de corto plazo (1 año), para colocarse en el mercado de valores, proporcionando liquidez de corto plazo para necesidades de capital de trabajo.

FINANCIAMIENTO DESDE EL PASIVO A LARGO PLAZO

INSTRUMENTO: CREDITOS TRADICIONALES
DESCRIPCIÓN: Contratación de créditos simples o de destino para financiar necesidades de largo plazo.

INSTRUMENTO: OBLIGACIONES
DESCRIPCION: Crédito colectivo para ser colocado en mercados públicos o privados de deuda, con plazos desde 3 años en adelante.

FINANCIAMIENTO DESDE EL CAPITAL

INSTRUMENTO: ACCIONES
DESCRIPCION: Emisión de acciones y colocación en mercados públicos o privados de capital, generalmente utilizado para expansiones o consolidaciones empresariales.

Planeación de un proyecto: términos de referencia

Antes de que existieran sistemas de GPS se necesitaban dos herramientas básicas para hacer una expedición: un mapa y una brújula. En el primer paso de la planeación del proyecto se definió cual era la ruta a seguir, ahora debemos contar con las herramientas que nos permitan seguir la ruta sin desviarnos, para eso estableceremos términos de referencia que harán las funciones de mapa y brújula de nuestro proyecto. Se les llama términos de referencia porque podremos referirnos a ellos cuando necesitemos tomar decisiones, son una guía que nos muestra cual es el camino que debemos seguir a lo largo del proyecto.

1.- Visión: se deberá establecer por escrito cual es la visión final que se tiene del proyecto, es decir, como vemos al proyecto finalizado, que esperamos lograr al final. Se debe documentar esta visión en los términos de referencia y servirá para recordarnos cual era la visión original del proyecto.

2.- Entregables: todo proyecto tiene entregables, éstos son las cosas que vamos a entregar como resultado del proyecto. Pueden ser un diseño, un estudio, un edificio, un reporte, etc. Conforme avanza el proyecto pueden irse construyendo uno o varios entregables, hay entregables “grandes” que son quizá el objetivo del proyecto y hay entregables “pequeños”, por ejemplo un reporte semanal de los avances del proyecto que se entregará al cliente, estos entregables aunque sean “pequeños” deben ser tomados en cuenta al momento de definir cuales serán los entregables del proyecto. Lo que se pretenden en este punto es definir exactamente que es lo que se va a entregar y en que fechas o con que periodicidad.

3.- Estándares de calidad y criterios de los entregables: ahora que están definidos los entregables es necesario establecer estándares y criterios que nos permitan asegurar que los que se esta construyendo será lo que se pretendía y lo que el cliente final espera recibir.

Pongamos un ejemplo: supongamos que estamos trabajando en un proyecto que consiste en desarrollar un software para nuestro cliente y uno de los entregables será un manual de usuario. Debemos definir con claridad en que consistirá este manual:

Manual de usuario
Será un documento que permitirá aprender a usar el programa de cómputo. Contendrá los siguientes capítulos:
1. Conceptos básicos
2. Iconos, menús y botones
3. Configuración y opciones
4. Funcionamiento del Módulo 1
5. Funcionamiento del Módulo 2
6. Funcionamiento del Módulo 3
7. Preguntas frecuentes
8. Glosario

El documento se imprimirá en hojas tamaño carta y se encuadernará para ser entregado al cliente. Se entregarán 5 copias impresas y además se entregará un CD con la versión digital en formato PDF para que pueda ser consultada desde una computadora.

Con esta sencilla descripción ya hemos dejado claro en que consistirá este entregable y al momento de construirlo tendremos una guía que nos permitirá ahorrar tiempo y contar con criterios unificados, lo cual es muy útil cuando los entregables son construido por distintos miembros de un equipo de trabajo.

4.- Fecha esperada de inicio: aquí se definirá en que fecha esperamos iniciar el proyecto. Se habla de una fecha “esperada” porque pueden surgir imprevistos que atrasen el inicio del proyecto, sin embargo como referencia futura es conveniente tener registrada la fecha en la que planeábamos iniciar.

5.- Fecha esperada de conclusión: al igual que la fecha de inicio es conveniente registrar la fecha en la que planeábamos concluir el proyecto, esto además de proporcionarnos un horizonte de tiempo nos permitirá medir el éxito del proyecto en cuestión de tiempos.

6.- Estructura organizacional: todo proyecto que involucra un equipo de trabajo se convierte automáticamente en una pequeña organización y al igual que toda organización es necesario definir una estructura que determina quien le reporta a quien y quien manda a quien. Se sabe por ejemplo que habrá un director del proyecto, un contratista, tres proveedores, dos analistas y un contralor en un proyecto pero debemos definir de forma precisa cual es la relación y estructura entre estos elementos del equipo de trabajo. ¿Los proveedores le responderán al contratista, al contralor, al director?  Este tipo de dudas deben ser disipadas por la documentación de la estructura organizacional deseada.

7.- Presupuesto: desde el inicio de la planeación se debe contar con un presupuesto definido, es necesario documentarlo con detalle para medir el éxito del proyecto en términos de recursos financieros. Al decir en detalle me refiero a que no solo se establezca una cantidad de dinero sino que se especifique a que cosas va a ir destinada cada parte de ese dinero, además de un calendario de gastos que establezca como se va a ir usando el dinero en el tiempo.

8.- Restricciones: es importante delimitar los alcances que tendrá el proyecto por medio de restricciones. Se deberá detallar que labores no entrarán dentro del plan de trabajo del proyecto para descartarlas.

Pasos para planear un proyecto

Por experiencia sabemos que una de las cosas que más dificultad representa para los profesionales de cualquier rama, industria, especialidad o giro es la planeación de un proyecto, esto se debe a que, bajo su concepto más llano, un proyecto es un conjunto de actividades, y por ende se tiende a centrarse en éstas, es decir, se empieza a planear actividades, tiempos y responsables. Esto es igual a querer construir una casa comenzando por las pareces, lo cual suena lógico pero es imposible ya que primero hay que construir los cimientos.

Los cimientos de un proyecto se pueden construir en lo que llamo “definición del proyecto”, que es delinear de forma general que es lo que se pretende hacer con el proyecto. Esta definición consiste en sentarse a definir y documentar (muy importante) una serie de aspectos acerca del mismo:

  1. Nombre del proyecto: aunque esto parezca poco importante generalmente se comete el error de no nombrar al proyecto. Cuando algo es nombrado adquiere significado, es importante no referirse “al proyecto” sino asignarle un nombre, esto facilitará la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo, permitirá conocer con el puro nombre de que se trata, y nos proporcionará una guía constante acerca del “que” y “por que” se esta haciendo. Un proyecto se puede llamar por ejemplo: “Fusión de [empresa] y [empresa]” o “Diseño y desarrollo de [producto]”. El nombre debe ser sencillo, corto y es conveniente que haga referencia a otro nombre que nos sea familiar, por ejemplo la empresa para la que se esta realizando el proyecto o el producto final que se pretende obtener.
  2. Antecedentes: es importante documentar los antecedentes del proyecto, es decir, cuales son las razones o motivos que nos exigen llevar a acabo el mismo. Es importante señalar de forma muy clara las necesidades que dieron origen al proyecto así como fechas o lugares importantes.
  3. Objetivo: el objetivo ideal es aquel que puede expresarse en una sola frase, entre más sencilla sea la redacción más fácil será entender de que se trata el proyecto. La redacción del objetivo cumplirá dos funciones, en primer lugar servirá para dejar muy claro a cada miembro del equipo de trabajo a donde se desea llegar con el proyecto, en segundo lugar permitirá explicar a terceros que es lo que se pretende lograr con la realización del mismo.
  4. Beneficios: es muy importante tener muy claro que beneficios se pretenden conseguir con la realización del proyecto. La obtención de los beneficios es la única manera de poder comprobar de forma objetiva que tan exitoso fue un proyecto. Es necesario expresar los beneficios de la forma más explícita posible y cuando se pueda expresarlos de forma cuantitativa. Una forma muy vaga de expresar un beneficio es la siguiente: “Aumentar las ventas”. La forma correcta de expresar este beneficio sería algo así: “Aumentar las ventas en un 15% correspondiente a un mínimo de 200 unidades en un periodo de máximo 12 meses después de finalizado el proyecto.