Macros de Excel XLM o versión 4.0

Las macros son comandos o instrucciones que se ejecutan secuencialmente y fueron implementadas por los desarrolladores de Excel para poder realizar pruebas mientras avanzaban en su desarrollo, a partir de la versión 3 se introducen como una herramienta para el usuario, quien podía explotar las grandes capacidades de éstas en su beneficio al poder realizar tareas complejas o rutinarias con la ejecución de una o varias macros diseñadas ex profeso. Con la versión 4.0 las macros dan un salto radical dejando de ser sólo una secuencia de ejecución de teclas para ofrecer verdadero poder con sus funciones de comando. A partir de la versión 5.0 las macros se ejecutan basándose en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones, impulsado por Microsoft, con el argumento de su facilidad de uso debido a su interface gráfica, no obstante las macros de XLM subsisten hasta la fecha y difícilmente desaparecerán del escenario pues de alguna forma éstas, están inter construidas en el propio código de programación del Excel.

Pero que es y que puede hacer una macro?, como ya dijimos una macro es una serie de instrucciones que se ejecutan secuencialmente y que incluso pueden tomar decisiones en función del entorno cambiante que encuentren en un archivo, es decir podemos hacerlas inteligentes. A continuación describimos un poco las cosas que es posible lograr con macros.

1.- VENTANAS PERSONALIZADAS DE DIALOGO.

Una característica muy importante de las macros es que permite el desarrollar ventanas de diálogo personalizadas que facilitan la introducción de información dentro de una archivo, mediante la captura de datos. Las ventanas desarrolladas con macros, pueden ser dinámicas, es decir se pueden ir auto modificando como resultado de las opciones seleccionadas por el capturista, de las presentadas en la propia ventana, lo que permite hacer una captura guiada en función de alternativas, permitiendo al usuario tener una mejor experiencia de interacción con el programa.

2.- BUSQUEDA Y MANIPULACION DE DATOS.

La búsqueda, clasificación, modificación, cálculo y toma de decisiones, es una gran capacidad que permite a cualquier entusiasta desarrollar sus propias soluciones que cumplan con sus expectativas, es como tener un LEGO para armar soluciones que resuelvan problemas empresariales. Con las macros se puede navegar dentro de cualquier archivo de excel e ir a buscar, encontrar, modificar, copiar o mover cualquier información que determinemos previamente o que la propia macro determine en función de las características propias de la misma información. Escribir las instrucciones dentro de las macros resulta incluso divertido, pues podremos ver con cada avance de nuestro desarrollo como la macro obedece a las condiciones cambiantes para lo cual previmos su programación. Con una macro podemos realizar tediosas rutinas en cuestión de segundos, por lo que son muy útiles al manipular archivos grandes extraídos de otras aplicaciones como CONTPAC, o bases de datos como SQL, etc.

3.- DESARROLLO DE ESCENARIOS EMPRESARIALES.

Con macros podemos explorar los escenarios diversos que una empresa puede enfrentar, sin haber tenido que gastar un solo peso, pues toda la operación puede ser simulada dentro de un modelo desarrollado por el propio usuario, el cual permitirá al empresario aprender de los resultados obtenidos en el modelo, consecuencia de la toma de decisiones hecha por el empresario antes de aplicarla a la realidad de la empresa. Los modelos empresariales es la manera moderna de hacer negocios, pues en ellos se reproducen de manera fiel los resultados a obtener por las acciones tomadas en una empresa aún antes de arrancar con la operación. Los planes de negocios ahora pueden estar mejor sustentados al haber sido diseñados basándonos en estos modelos, con ellos se puede desarrollar verdadera inteligencia de negocios.

4.- MACROS AUTOMATICAS.

Hay macros que pueden ser ejecutadas en forma automática, ante la realización de algún evento o circunstancia como por ejemplo, al llegar a determinada fecha u hora, o al seleccionar por parte del usuario determinado archivo ó al abrir y/ o cerrar cierto documento, etc. o al cumplirse prácticamente cualquier condición que hayamos establecido dentro de la macro, por eso las macros son tan poderosas, lo que les permite poder ser utilizadas incluso para desarrollar una aplicación por completo que utiliza la maquinaria del propio programa Excel, para poder funcionar con gran potencia y pudiendo generar archivos de información muy pequeños que pueden ser respaldados incluso en un diskette. La macros tienen la capacidad incluso de poder guardar los datos de una hoja de cálculo dentro de un archivo de texto ocupando un espacio muy pequeño y al abrirse el archivo que contiene la macro pude abrir el archivo de texto, cargar la información dentro de la hoja de cálculo, darle determinado formato y presentarla como si siempre hubiera sido una hoja de cálculo, esto es sólo un truco de los muchos que se pueden hacer cuando se dominan las macros.

5.- COMO APRENDER A ESCRIBIR MACROS ?

No se necesita ser un experto en excel para escribir macros, de hecho con las macros se va aprendiendo muchos de los secretos de Excel, sin embargo si es recomendable tener algo más que los conocimientos básicos del programa. Todos o casi todos los comandos de XLM (Lenguaje en el que se escriben las macros de Excel versión 4.0), están contenidas en los propios menús de la aplicación. La sintaxis es muy sencilla, es recomendable tener algunos conocimientos básicos del programa llamado “Basic”, algunos conocimientos básicos de lógica, de matemáticas elementales y tal vez algo de álgebra, tener a la mano el manual de referencia de funciones de Excel 4.0 -el cual se puede encontrar en Internet- y contar con un mentor, alguien que nos enseñe al menos las cosas básicas de las macros XLM.

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