Pasos para planear un proyecto

Por experiencia sabemos que una de las cosas que más dificultad representa para los profesionales de cualquier rama, industria, especialidad o giro es la planeación de un proyecto, esto se debe a que, bajo su concepto más llano, un proyecto es un conjunto de actividades, y por ende se tiende a centrarse en éstas, es decir, se empieza a planear actividades, tiempos y responsables. Esto es igual a querer construir una casa comenzando por las pareces, lo cual suena lógico pero es imposible ya que primero hay que construir los cimientos.

Los cimientos de un proyecto se pueden construir en lo que llamo “definición del proyecto”, que es delinear de forma general que es lo que se pretende hacer con el proyecto. Esta definición consiste en sentarse a definir y documentar (muy importante) una serie de aspectos acerca del mismo:

  1. Nombre del proyecto: aunque esto parezca poco importante generalmente se comete el error de no nombrar al proyecto. Cuando algo es nombrado adquiere significado, es importante no referirse “al proyecto” sino asignarle un nombre, esto facilitará la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo, permitirá conocer con el puro nombre de que se trata, y nos proporcionará una guía constante acerca del “que” y “por que” se esta haciendo. Un proyecto se puede llamar por ejemplo: “Fusión de [empresa] y [empresa]” o “Diseño y desarrollo de [producto]”. El nombre debe ser sencillo, corto y es conveniente que haga referencia a otro nombre que nos sea familiar, por ejemplo la empresa para la que se esta realizando el proyecto o el producto final que se pretende obtener.
  2. Antecedentes: es importante documentar los antecedentes del proyecto, es decir, cuales son las razones o motivos que nos exigen llevar a acabo el mismo. Es importante señalar de forma muy clara las necesidades que dieron origen al proyecto así como fechas o lugares importantes.
  3. Objetivo: el objetivo ideal es aquel que puede expresarse en una sola frase, entre más sencilla sea la redacción más fácil será entender de que se trata el proyecto. La redacción del objetivo cumplirá dos funciones, en primer lugar servirá para dejar muy claro a cada miembro del equipo de trabajo a donde se desea llegar con el proyecto, en segundo lugar permitirá explicar a terceros que es lo que se pretende lograr con la realización del mismo.
  4. Beneficios: es muy importante tener muy claro que beneficios se pretenden conseguir con la realización del proyecto. La obtención de los beneficios es la única manera de poder comprobar de forma objetiva que tan exitoso fue un proyecto. Es necesario expresar los beneficios de la forma más explícita posible y cuando se pueda expresarlos de forma cuantitativa. Una forma muy vaga de expresar un beneficio es la siguiente: “Aumentar las ventas”. La forma correcta de expresar este beneficio sería algo así: “Aumentar las ventas en un 15% correspondiente a un mínimo de 200 unidades en un periodo de máximo 12 meses después de finalizado el proyecto.

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