Planeación de un proyecto: términos de referencia

Antes de que existieran sistemas de GPS se necesitaban dos herramientas básicas para hacer una expedición: un mapa y una brújula. En el primer paso de la planeación del proyecto se definió cual era la ruta a seguir, ahora debemos contar con las herramientas que nos permitan seguir la ruta sin desviarnos, para eso estableceremos términos de referencia que harán las funciones de mapa y brújula de nuestro proyecto. Se les llama términos de referencia porque podremos referirnos a ellos cuando necesitemos tomar decisiones, son una guía que nos muestra cual es el camino que debemos seguir a lo largo del proyecto.

1.- Visión: se deberá establecer por escrito cual es la visión final que se tiene del proyecto, es decir, como vemos al proyecto finalizado, que esperamos lograr al final. Se debe documentar esta visión en los términos de referencia y servirá para recordarnos cual era la visión original del proyecto.

2.- Entregables: todo proyecto tiene entregables, éstos son las cosas que vamos a entregar como resultado del proyecto. Pueden ser un diseño, un estudio, un edificio, un reporte, etc. Conforme avanza el proyecto pueden irse construyendo uno o varios entregables, hay entregables “grandes” que son quizá el objetivo del proyecto y hay entregables “pequeños”, por ejemplo un reporte semanal de los avances del proyecto que se entregará al cliente, estos entregables aunque sean “pequeños” deben ser tomados en cuenta al momento de definir cuales serán los entregables del proyecto. Lo que se pretenden en este punto es definir exactamente que es lo que se va a entregar y en que fechas o con que periodicidad.

3.- Estándares de calidad y criterios de los entregables: ahora que están definidos los entregables es necesario establecer estándares y criterios que nos permitan asegurar que los que se esta construyendo será lo que se pretendía y lo que el cliente final espera recibir.

Pongamos un ejemplo: supongamos que estamos trabajando en un proyecto que consiste en desarrollar un software para nuestro cliente y uno de los entregables será un manual de usuario. Debemos definir con claridad en que consistirá este manual:

Manual de usuario
Será un documento que permitirá aprender a usar el programa de cómputo. Contendrá los siguientes capítulos:
1. Conceptos básicos
2. Iconos, menús y botones
3. Configuración y opciones
4. Funcionamiento del Módulo 1
5. Funcionamiento del Módulo 2
6. Funcionamiento del Módulo 3
7. Preguntas frecuentes
8. Glosario

El documento se imprimirá en hojas tamaño carta y se encuadernará para ser entregado al cliente. Se entregarán 5 copias impresas y además se entregará un CD con la versión digital en formato PDF para que pueda ser consultada desde una computadora.

Con esta sencilla descripción ya hemos dejado claro en que consistirá este entregable y al momento de construirlo tendremos una guía que nos permitirá ahorrar tiempo y contar con criterios unificados, lo cual es muy útil cuando los entregables son construido por distintos miembros de un equipo de trabajo.

4.- Fecha esperada de inicio: aquí se definirá en que fecha esperamos iniciar el proyecto. Se habla de una fecha “esperada” porque pueden surgir imprevistos que atrasen el inicio del proyecto, sin embargo como referencia futura es conveniente tener registrada la fecha en la que planeábamos iniciar.

5.- Fecha esperada de conclusión: al igual que la fecha de inicio es conveniente registrar la fecha en la que planeábamos concluir el proyecto, esto además de proporcionarnos un horizonte de tiempo nos permitirá medir el éxito del proyecto en cuestión de tiempos.

6.- Estructura organizacional: todo proyecto que involucra un equipo de trabajo se convierte automáticamente en una pequeña organización y al igual que toda organización es necesario definir una estructura que determina quien le reporta a quien y quien manda a quien. Se sabe por ejemplo que habrá un director del proyecto, un contratista, tres proveedores, dos analistas y un contralor en un proyecto pero debemos definir de forma precisa cual es la relación y estructura entre estos elementos del equipo de trabajo. ¿Los proveedores le responderán al contratista, al contralor, al director?  Este tipo de dudas deben ser disipadas por la documentación de la estructura organizacional deseada.

7.- Presupuesto: desde el inicio de la planeación se debe contar con un presupuesto definido, es necesario documentarlo con detalle para medir el éxito del proyecto en términos de recursos financieros. Al decir en detalle me refiero a que no solo se establezca una cantidad de dinero sino que se especifique a que cosas va a ir destinada cada parte de ese dinero, además de un calendario de gastos que establezca como se va a ir usando el dinero en el tiempo.

8.- Restricciones: es importante delimitar los alcances que tendrá el proyecto por medio de restricciones. Se deberá detallar que labores no entrarán dentro del plan de trabajo del proyecto para descartarlas.

Deja un comentario